PlanerXL


FAQ

FAQ - Häufige Fragen zu PlanerXL


Was ist PlanerXL?


PlanerXL ist ein professioneller Online-Terminplaner für Dienstleister und Vermietgeschäfte. PlanerXL wurde mit Branchenprofis entwickelt, um Dienstleistern und Vermietgeschäften die Arbeit zu erleichtern und den Kunden einen besseren Service, mehr Erreichbarkeit und eine einfachere Buchung zu ermöglichen. PlanerXL wird überall dort eingesetzt, wo Termine zwischen Kunde und Dienstleister vereinbart werden oder Objekte vermietet werden.


Muss ich eine Software kaufen? Muss ich eine App installieren?

Sie müssen keine Software kaufen um mit PlanerXL zu arbeiten. Sie müssen auch keine App installieren, um mit Planer XL zu arbeiten oder um Termine zu buchen. Sie haben keine Investitionskosten in Software und es werden auch keine Updates erforderlich. Wenn Sie mit einem Computer, Tablet oder Smartphone arbeiten und Zugang zum Internet haben, starten Sie Planer XL einfach in Ihrem Internetbrowser.
PlanerXL ist verfügbar unter für Windows, Apple iOS, auf Linux-Rechnern, sowie auf Smartphones mit Android oder Apple-Betriebssystem iOS. Sie benötigen nur eine Internetverbindung und einen Internetbrowser.


Was bietet PlanerXL?

PlanerXL bietet Ihnen eine Arbeitsentlastung bei der Terminvergabe, mehr Komfort im Geschäft/in der Praxis, bessere Erreichbarkeit und zusätzlich eine verbesserte Kundenbindung. Mit PlanerXL können ihre Kunden/Patienten jederzeit (7 Tage die Woche, jeweils 24h lang) verbindlich buchen und sind nicht mehr an Ihre Öffnungszeiten gebunden. Ihre Rezeption muss nicht mehr ständig besetzt sein, um Termine zu vergeben und sie haben weniger Arbeit damit, ihren Anrufbeantworter abzuhören und zu versuchen Ihre Kunden/Patienten zurückzurufen.
PlanerXL kann ohne eigene Webseite betrieben werden. Falls Ihr Geschäft jedoch über eine Webseite verfügt, kann PlanerXL in Ihre bestehende Webseite integriert werden, um Kunden/Patienten auch auf diesem Weg bequem zu erreichen. PlanerXL bringt Sie schnell und einfach an den Puls der Zeit und macht Sie mit der Option Termine online über Ihre eigene Homepage buchen zu können zu einem innovativen Unternehmen!
 

Was kostet PlanerXL ?

Wenn Sie PlanerXL für Ihr Unternehmen verwenden, zahlen Sie eine monatliche Nutzungsgebühr. Kein Softwarekauf, keine kostenpflichtigen Updates. Falls Sie PlanerXL erst einmal testen möchten, bieten wir Ihnen die Möglichkeit kostenfrei und unverbindlich 3 Monate zu testen und auszuprobieren. PlanerXL bietet faire und transparente Preise. Das Basispaket kostet netto 20,00 Euro im Monat + MwSt. Für größere Unternehmen, mehr Personal oder eine größere Anzahl von Vermietobjekten erhöhen sich die monatlichen Kosten.
Sie zahlen nur, was Sie wirklich benötigen; sie haben keine Kosten für Dinge, die Sie gar nicht brauchen.
Sie können Ihren Vertrag mit uns jederzeit mit 2 Wochen Kündigungsfrist zum Monatsende kündigen. Sie gehen also kein Risiko ein. Wir sind überzeugt, dass Sie dennoch lange mit uns zusammenarbeiten werden! Alle Einzelheiten entnehmen Sie bitte unserer Preisliste.


Wer steckt hinter PlanerXL?

PlanerXL wurde von Herrn Klaus Eisert entwickelt. Klaus Eisert arbeitet seit 20 Jahren an Softwarelösungen für den Mittelstand. Mit dem PlanerXL entwickelte Herr Eisert eine Softwarelösung zur Produktivitäts- und Effizienzsteigerung für kleinere und mittlere Unternehmen mit den Möglichkeiten zur Individualisierung und Skalierbarkeit, die sonst nur für viel Geld von großen Softwarehäusern angeboten wird.
Haben Sie Fragen oder Anregungen? Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!


Für wen ist PlanerXL geeignet?

PlanerXL ist für kleine und mittlere Unternehmen gemacht.
Selbständige und Inhaber kleiner Geschäfte oder Praxen profitieren vor allem davon, dass Terminklärungen und Reservierungen automatisiert werden und damit die die Anzahl der Anrufe im Geschäft, bzw. in der Praxis, wesentlich reduziert wird. Für die Mitarbeiter und den Chef bleibt somit viel mehr Zeit für bezahlte wertschöpfende Tätigkeiten.
Routineaufgaben wie Terminvergaben, Termin- und Verfügbarkeitsprüfungen sowie Terminbestätigungen nimmt Ihnen zukünftig der PlanerXL ab. Unterbrechungen Ihrer Arbeit werden verringert, und trotzdem erhalten Ihre Kunden Termine.
Zusätzlich bieten Sie Ihren Neu- und Bestandskunden mit der Onlinebuchung einen optimalen 24-Stunden-Service. Ihre Kunden/Patienten können jetzt auch am Wochenende Ihre Leistungen buchen, ohne dass Sie im Büro am Telefon oder am Computer sitzen müssen. Sie bieten ab sofort einen besseren Kundenservice, speziell für die Nutzer von Smartphones. Sie sind besser erreichbar und buchbar, damit steigern Sie Ihre Kundenbindung und Servicequalität.


Welche Branchen nutzen PlanerXL?

PlanerXL ist für alle Unternehmen und Freiberufler geeignet, die mit Kundenterminen arbeiten. Dazu zählen Physiotherapeuten, Massagestudios, Friseure und Personal Trainer, genauso wie Kosmetiker, Musik- und Nachhilfelehrer, Sportstudios oder Heilpraktiker.

PlanerXL ist ebenso für Vermietgeschäfte geeignet, die Geräte, Fahrzeuge, oder andere Objekte vermieten.
PlanerXL vereinfacht und beschleunigt die Terminfindung und Terminvereinbarung für die Kunden, den Dienstleister und den Vermieter.

PlanerXL sorgt auch dafür, dass wichtige Details und zusätzliche Optionen bei einer Buchung beachtet werden. Beispielsweise werden dem Kunden einer Anhängervermietung bei der Buchung eines Anhängers automatisch zusätzliche Optionen wie „Plane dazumieten“ „Schloss dazumieten“ vorgeschlagen. So ist sichergestellt, dass auch individuelle Wünsche und Optionen bei jeder Buchung mit angeboten und ggf. mit vermietet bzw. gebucht werden.
PlanerXL kann auf Ihr spezielles Geschäft angepasst werden, so daß Ihr ganzer Leistungsumfang sichtbar und reservierbar wird.
Auf unserer Webseite finden Sie für verschiedene Branchen bereits fertige Beispiele. Bei der Registrierung sollten sie genau Ihre Branche auswählen, da im System für einzelne Branchen spezielle Anforderungen berücksichtigt sind.


Welche Vorteile hat mein Team durch PlanerXL?

PlanerXL vereinfacht die Zusammenarbeit in ihrem Team, denn wichtige Informationen sind jetzt sofort für jeden verfügbar.
Falls Sie bisher mit einem handgeschriebenen Terminkalender gearbeitet haben, mussten Mitarbeiter im Außendienst oder Mitarbeiter, die nicht im Büro waren, immer telefonisch nachfragen, um zu überprüfen, ob und wann etwas „frei“ oder „belegt“ ist. Das entfällt jetzt. Egal ob Sie oder Ihre Mitarbeiter im Unternehmen, zu Hause oder gerade unterwegs sind, jeder kann immer und überall auf wichtige Informationen in Echtzeit zugreifen. Dazu zählen unter anderem Arbeitszeiten, Termine und die Kontaktdaten der Kunden. Datenschutz wird bei PlanerXL groß geschrieben, daher werden die Informationen nur nach vorheriger Authorisierung angezeigt und somit vor Dritten geschützt.

Sie arbeiten mit externen Mitarbeitern, die nur bei Bedarf in Ihr Unternehmen kommen? Mit PlanerXL gibt es keine ständigen Rückfragen mehr, ob jemand einen Termin hat und wann er wohin kommen muss. PlanerXL erleichtert so die Planung und Zuverlässigkeit ihres Geschäftes.


Warum ein Online Reservierungssystem?

Ein Online Reservierungssystem bietet zahlreiche Vorteile gegenüber einer lokalen Softwarelösung.
Sie und Ihre Kunden haben keine Investitionskosten für den Kauf einer Software. Sie müssen nichts auf Ihren Computern, Tablets oder Smartphones installieren.
Sie brauchen sich nicht um Updates zu kümmern. Bei normaler Software kann bei Updates oder Systemwechseln einiges schief gehen und es entstehen Ihnen Ausfallzeiten und Kosten. Bei PlanerXL benötigen Sie keine Updates auf Ihrem System.
PlanerXL ist sofort auf Ihren vorhandenen Geräten (PC, Mac, Tablet oder Smartphone) einsetzbar. Sie rufen über das Internet ihre Terminreservierung auf und los geht’s, ohne vorherige Installation von Software auf Ihren Geräten.
Wenn Sie über einen internetfähigen Computer oder ein Tablet in Ihrem Büro verfügen, können Sie diese Geräte direkt verwenden. Es entstehen dann keine Kosten für weitere Hardware oder Geräte.
Bei der Verwendung von PlanerXL zahlen Sie nur für die Funktionen, die Sie nutzen. Bei normaler Software zahlen Sie oft viel Geld für Funktionen und Features, die Ihr Geschäft nicht benötigt und nicht nutzt.
Sie können PlanerXL gleichzeitig und ohne zusätzliche Kosten auf mehreren Geräten nutzen. Beispielsweise arbeitet Ihr Büro-Computer mit PlanerXL, gleichzeitig greifen Sie mit Ihrem Smartphone auf PlanerXL zu, und Ihre Mitarbeiter können ebenfalls über ihre jeweiligen Endgeräte die anstehenden Termine sehen. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für zusätzliche Nutzer in Ihrer Firma.
Die Bedienung von PlanerXL ist jederzeit von überall möglich. Sie sind im Urlaub und möchten wissen, wann wer welche Termine hat – oder ob während Ihres Urlaubs bereits Termine für die Zeit nach Ihrer Rückkehr gebucht wurden? Sie verbinden sich via Internet mit Ihrer Terminreservierung und sehen sofort die Wochenübersicht. Das können Sie bequem auch am Pool oder in der Hotellobby erledigen. Sie müssen Ihrem Geschäft oder Ihrer Praxis nicht mehr mühsam hinterhertelefonieren und Ihre Mitarbeiter mit Anrufen in der Arbeit unterbrechen.
Sie brauchen keinen Terminkalender mitzunehmen, falls doch ein Kunde anruft, denn Sie haben alle Termine dabei – praktisch und einfach auf Ihrem Smartphone oder Tablet.


Wie können meine Kunden/Patienten online buchen?

Ihre Kunden/Patienten verwenden ihr Smartphone, Tablet oder ihren Computer, um sich einzuloggen und Ihre Leistungen zu buchen. Das kann direkt in Ihrer Schnellreservierung geschehen oder über Ihre Webseite erfolgen. Natürlich können Kunden/Patienten, die kein Smartphone nutzen, auch weiterhin bei Ihnen anrufen und Ihr Personal trägt die Termine in die Reservierungsübersicht ein.

Das bedeutet für Sie: Entlastung auf ganzer Linie! Zufriedene Kunden/Patienten, verbesserte Auslastung und weniger Telefonate während der Geschäftszeiten. Sie haben mehr Zeit für das Wesentliche.


Nutzen meine Kunden/Patienten die Onlinebuchung wirklich?

Der Umgang mit Smartphone und Internet gehört für die meisten Menschen zum Alltag. Besonders jüngere Menschen – also Ihre zukünftigen Kunden/Patienten – schätzen die Vorteile einer direkten, schnellen Buchung und Reservierung, wie sie es bereits für den Besuch im Restaurant oder Kino regelmäßig nutzen. Insbesondere die 7-Tage/24h-Verfügbarkeit ist ein echter Vorteil für Ihre Kunden/Patienten, der bei telefonischer Reservierung in der Regel nicht gegeben ist.
Für Kunden oder Patienten die keine Online Reservierung nutzen wollen, können Termine weiterhin per Telefon vereinbart werden. PlanerXL ermöglicht es Ihnen oder Ihren Mitarbeitern, telefonisch vereinbarte Termine einfach und komfortabel in den PlanerXL einzugeben und zu reservieren.

Falls Ihre Kunden/Patienten anfänglich unsicher sind wie eine Online-Reservierung funktioniert, besteht die Möglichkeit, es beim nächsten Besuch bei Ihnen einfach einmal vorzuführen.


Verliere ich durch die Onlinebuchung die Kontrolle über meine Termine?

Als Betreiber Ihres Geschäftes, bzw. Ihrer Praxis, legen Sie die reservierbaren Leistungen, Preise und Arbeitszeiten genau fest. Sie bestimmen, wann Ihre Kunden/Patienten was genau buchen können und wie lange die einzelnen Arbeitsschritte dauern.
Ihre Kunden/Patienten werden während der Buchung ausführlich über Ihre Leistungen, optionale Zusatzleistungen, sowie deren Dauer und Preis informiert. Durch die Erinnerungs-E-Mails werden Ihre Kunden/Patienten zuverlässiger. Zusätzlich erhalten Ihre Kunden/Patienten mit der Bestätigungs-E-Mail eine Kalenderinformation. Sie vergessen keine Termine mehr! So sinkt mit der Einführung der Onlinebuchung auch die Ausfallquote.
Möchten Sie Ihre Kunden oder Patienten vor dem ersten Besuch lieber persönlich kennenlernen? Auf Wunsch können Sie nur Bestandskunden zur Onlinereservierung einladen. Ebenso ist es Ihnen möglich, ihre Kundenkartei online anzulegen und abzufragen, sowie Neukunden oder neue Patienten per E-Mail oder Telefon vorab zu kontaktieren.
Die konfigurierbare Registrierung von PlanerXL gibt Ihnen eine zusätzliche Sicherheit vor vermeintlichen Spaßbuchern.
Lassen Sie auf Wunsch alle online buchenden Kunden/Patienten Ihre AGB akzeptieren und informieren Sie sie darüber, dass im Falle einer kurzfristigen Absage ein Teil des angesetzten Preises fällig werden kann.
Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Termine, denn: Sie entscheiden stets selbst, welche Termine Sie für die Online-Buchung freigeben.


Gibt es feste Vertragslaufzeiten?

Nein, Sie können PlanerXL jederzeit mit zweiwöchiger Frist zum Monatsende kündigen. Danach haben Sie keine weiteren Zahlungsverpflichtungen.
Falls Sie die kostenlose Testversion von PlanerXL nuzten ist keine Kündigung erforderlich.


Wie sicher ist des Reservierungssystem PlanerXL?

Wir legen großen Wert auf Datensicherheit, deswegen sind unsere Server in deutschen Rechenzentren untergebracht. Wir arbeiten mit deutschen Internetprovidern und von unseren Daten werden regelmäßig Backups angelegt.
Für die Kundenregistrierung und den Login bietet PlanerXL verschiedene Sicherheitsstufen:
Die Registrierung Ihrer Kunden/Patienten erfolgt auf Wunsch mittels Angabe der E-Mail-Adresse sowie der Handynummer des Kunden/Patienten.
Um Missbrauch bei Registrierung und Login zu vermeiden, arbeitet PlanerXL mit einem Benutzernamen und einem Passwort. Diese müssen Sie sich merken und sie dürfen nicht in unberechtigte Hände fallen.
Als Betreiber können Sie einstellen, wie sich ein Neukunde legitimieren muss. Es sind nach Ihrer Vorgabe anonyme oder nur verifizierte Anmeldungen erlaubt.
Um Fehlbedienungen auszuschließen und Spaßbuchungen zu verhindern, kann die Anzahl der Reservierungen eines Kunden limitiert werden.
Zusätzlich können Sie bestimmen wer bei Ihnen Termine buchen darf, wie viele Termine gebucht werden können und ob, bzw. in welchem Zeitrahmen, Termine vom Kunden oder Patienten abgesagt werden können.


Was brauche ich um PlanerXL nutzen zu können?

Sie brauchen lediglich einen Internetzugang und einen Computer, Laptop, ein Tablet, oder ein Smartphone. Es ist egal, ob Sie mit Windows, Linux, iOS oder Android arbeiten.


Ist es kompliziert, mit PlanerXL zu arbeiten?

Die Oberfläche von PlanerXL sieht aus wie ein normaler Terminkalender. Einzelne Wochen, Tage und ggf. Stunden zeigen farblich und mit Einträgen an, ob die Termine frei sind, oder ob gebucht wurde. Sie sehen auch, wer jeweils wann gebucht hat. Ihre Kunden sehen nur verfügbare Termine. Sie legen fest, wie weit im Voraus Ihre Kunden Termine buchen können.
Sie können Termine eintragen und Termine löschen, wie in einem Papierkalender. Sollten Sie einmal einen bereits gebuchten und bestätigten Termin absagen müssen, z.B. wegen Krankheit, können Sie dies ebenfalls in PlanerXL erledigen. Ihrem Kunden/Patienten wird dann eine E-Mail gesendet, dass der Termin storniert wurde. Auch Ihren Kunden/Patienten können Sie die Möglichkeit einräumen Termine zu stornieren. Sie legen fest in welchem Zeitraum dies möglich ist. Der Vorteil für Sie ist, dass Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Termin bzw. eine Buchung storniert wurde. Darüber hinaus ist das Zeitfenster bzw. das Mietobjekt dann wieder für andere Kunden oder Patienten buchbar.
Wir haben PlanerXL so gestaltet, dass Sie und Ihr Team schnell mit der Nutzung vertraut werden. Sollten Sie dennoch Fragen haben, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.


Was passiert wenn mein Computer ausfällt?

Wenn Ihr Computer ausfällt können Sie ohne Unterbrechung vom einem internetfähigen Gerät, auch Smartphone oder Tablet, weiter arbeiten. Die gebuchten Termine Ihrer Kunden gehen bei einem Ausfall Ihres Computers nicht verloren. PlanerXL hat weiterhin alle Ihre Termine und Leistungen gespeichert. Sie können weiter darauf zugreifen und alle Funktionen nutzen.


Die Cotanum GmbH unterstützt uns bei der Kundenberatung und im Vertrieb